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Written by 19:20 司法, 法學白話文

董事會也要知道如何防疫! |黃建智

小智是某上市公司的董事,日前計畫國外疫情警戒區回來,依照規定需要在家隔離14天,但回國馬上就有公司的董事會要召開?…如果今天鄰居小建是非公開發行股票之公司的董事,也有此困擾,請該如何解決?

董事會是防疫漏洞?

隨著新冠肺炎的疫情日益趨緩,雖然不必再像過去提心吊膽,但仍要保持戒心,避免人群接觸,保持社交距離,於此情形,因為這陣子各家公司之股東會接連招開,主管機關避免股東會人數眾多,產生群聚感染風險,也有相對的因應。

然而,讀者想必會有個疑問,那董事會呢?董事間開會是不是也有群聚風險呢?董事是公司營運的關鍵角色,如果不幸感染了豈不是會對公司造成很大的影響?究竟現行法對於避免董事面對面開會有沒有相關規定?以下就讓筆者簡單介紹。

上市櫃公司董事們怎麼做?

依據公司法第205條第二項,董事會開會時,可以採用視訊會議。

原先,立法者用意是考量有些公司規模龐大,可能跨國際,如果強制董事們都要齊聚一堂開會,可能既費時又耗陳本,所以增加此管道便利董事們會議進行;然而,在疫情嚴重時,這就是一種立法明文的因應之道。

舉凡在疫情嚴重至最高點,不適宜面對面時,或是其中有董事自國外回來,需要居家隔離等情況,皆可以使用,另外在出席的判斷上,如果董事以視訊參與會議者,就會視為親自出席,自然與親自出席沒有差別。

然而,如果當次董事會未採用視訊會議,依照公司法第205條第1項,除非公司章程有規定可以讓其他董事代理出席,不然董事就要親自出席,所以董事在準備會議時,一定要規劃好採用的方式與召開日期,以免讓居家隔離的董事,因為未能出席而有後續不必要的糾紛。

那如果公司章程確實有訂定可以由其他董事代理,那要怎麼做呢?是不是可以代理所有事情呢?實則不然,依據公司法第205條第三項,如果董事想要請其他董事代理出席,只能找一位董事幫忙,並且要出具委託書,還要寫清楚授權範圍,畢竟董事開會可是攸關公司與股東權益,可不能簡單為之。

小公司是不是可以方便呢?

至於非公開發行股票之公司因為在組織型態上,比較不涉及廣大投資人權益,所以立法者允許更較為彈性的方式。除了前段的規定也有適用外,依照公司法第205條第5項,公司章程更可以訂明:經過全體董事同意,董事就當次董事會議案以書面方式行使其表決權來決議,而不實際集會。如此一來,可以避免實際開會所產生的風險,也能避免視訊會議可能產生儀器設備通訊不良,造成會議延宕的風險。

防疫從董事會開始做起!

依照前述介紹,相信讀者能簡單知道,我國現行法就董事會面對疫情影響,能夠如何因應召開。

案例中的小智,必須要先看當次公司董事會有沒有使用視訊會議。如果沒有,就要看章程有無規定得否代理,如果很不幸地沒有規定,為了不違反法律規定與保障公司權益下,只能儘早通知公司改期舉行董事會。

此外,針對小建的情形,基本上與小智相同,不同的是,如果小建公司的章程有規定經全體董事同意,以書面表決,這樣小建就不用趕著去開會,能提前做好會議決定,將會使議程更方便。

最後,因為疫情影響,大家仍然要注意身體健康,避免掉以輕心。希望筆者透過介紹,可以讓董事們也知道自身權益,善用制度的規範,排除不必要的風險,而非只有股東會要注意,董事會的成員是公司營運中極具重要的關鍵角色,理應同樣也要受到防疫重視;最終,隨著疫情逐漸趨緩,期許疫情儘早落幕,共勉之。

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